1on1を始めたものの、毎回何を話せばいいのか分からない。気づけば仕事の進み具合を確かめる時間になっていて、部下も黙りがちになる。管理職になって1on1を任されると、こうした悩みはよく出てきます。
管理職の側から見ると、1on1で迷うのは、話す内容が決まっていないからではなく、誰が話す時間なのかが決まっていないからであることが多いです。
この記事では、1on1の時間を部下が話す時間にするために、上司の側で準備しておくことと、聞き方を書きます。
1on1では、何を話せばいいのでしょうか？
上司が話すことを決めるのではなく、部下が話したいことを話す時間にします。
1on1は、上司が部下に伝える場ではなく、部下が上司に話す場として使うと続きやすくなります。テーマは部下が決めてよい、と最初に伝えておくだけで、空気が変わります。
それでも最初のうちは、部下も何を話せばいいか分かりません。そのときのために、上司の側でテーマの候補を持っておきます。
仕事の進み具合の確認は、1on1でしてはいけないのでしょうか？
してはいけないわけではありませんが、別の場に移したほうが1on1は生きます。
進み具合の確認が始まると、話す人は部下でも、主導しているのは上司になります。部下は報告の準備をしてくるようになり、困っていることや迷っていることは出てこなくなります。
進捗は、定例の会議やチャットで確かめられるようにしておく。1on1では、その仕組みでは拾えないことを話す。この分け方を決めておくと、1on1で話すことが自然に残ります。
部下が話しやすいテーマには、どんなものがあるのでしょうか？
「いま困っていること」「最近うまくいったこと」「この先やってみたいこと」の三つです。
| テーマ | 最初の一言の例 | 分かること |
|---|---|---|
| いま困っていること | 「最近、引っかかっていることはある？」 | 仕組みで拾えていない問題 |
| 最近うまくいったこと | 「この1か月で、手応えがあったのはどれ？」 | 本人が力を出せる仕事の形 |
| この先やってみたいこと | 「半年後、どんな仕事をしていたい？」 | 育てる方向と、離れていく兆し |
三つ目は、毎回聞くと重くなります。数か月に一度、評価の前後などに聞くくらいがちょうどよいと思います。
上司は、どう聞けばよいのでしょうか？
答えを先に出さず、もう一つだけ質問を重ねます。
部下が困りごとを話すと、上司はつい解決策を言いたくなります。ただ、すぐに答えを出すと、部下はそれ以上話さなくなります。
聞き方のこつは、次の三つです。
- 「それで？」「たとえば？」と、一度だけ重ねる。 本当に困っていることは、二つ目の答えに出てくることが多い
- 沈黙を埋めない。 部下が考えている間は、待つ
- 最後に「自分にできることはある？」と聞く。 上司が動くかどうかは、部下に決めてもらう
部下が育たないと感じるときの考え方は、部下が育たないと感じるときにも書きました。
1on1の記録は、残したほうがよいのでしょうか？
残します。ただし、評価の材料にはしないと決めておきます。
前回の話を覚えておくと、「先月言っていた件、どうなった？」と続きから話せます。部下にとっては、話したことが覚えられているというだけで、次も話す理由になります。
一方で、1on1で聞いた話を評価にそのまま使うと、部下は本当のことを話さなくなります。記録は上司の手元のメモにとどめ、評価は仕事の結果と記録に残るもので行う。この線を最初に伝えておくと安心して話してもらえます。
評価をつける側で何が起きているかは、人事評価に納得いかないとき、つける側では何が起きているのかにまとめています。
1on1が続かなくなるのは、なぜでしょうか？
上司の側が、忙しさを理由に先に飛ばすからです。
1on1は、急ぎの仕事が入ると真っ先に後回しにされます。上司が一度飛ばすと、部下は「この時間は大事にされていない」と受け取ります。次から話す内容が浅くなり、やがて形だけになります。
続けるためにできることは、時間を短くしてでも飛ばさないことです。30分が取れない週は15分でかまいません。日程を動かすときは、上司の側から理由を言って、次の日を先に決めます。
部下の「静かな変化」に気づく場にもなる
1on1を続けていると、話す量や話題の変化から、部下の気持ちの変化に気づけることがあります。部下が言われたことだけをこなすようになったときの見方は、部下が静かな退職をしているときに書きました。
管理職自身のキャリアも、同じように棚卸しする
部下の話を聞くことに慣れてくると、自分自身のこの先を誰とも話していないことに気づく人もいます。管理職の経験が外でどう見られるのかを、一度確かめておくのもひとつの方法です。
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まとめ
- 1on1は、上司が話す場ではなく、部下が話す時間にする
- 進み具合の確認は別の場に移すと、1on1で話すことが残る
- テーマは「困っていること」「うまくいったこと」「やってみたいこと」の三つ
- 答えを先に出さず、質問を一つだけ重ねる。沈黙は埋めない
- 記録は残すが、評価の材料にはしないと最初に伝える
- 続かなくなる原因は、上司の側が先に飛ばすこと。短くしてでも続ける
1on1は、話す内容を準備する場ではなく、部下が話せる状態を準備する場です。最初の数回はぎこちなくても、続けるうちに、部下のほうから話題を持ってくるようになります。
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